Freiburg, 16.11.2018: Die Einführung einer neuen Software im Unternehmen ist immer ein Großprojekt – vor allem bei einem Social Intranet. Es werden Ziele definiert, Verantwortliche und/oder Projektleiter bestimmt, interne oder externe Berater zu Rate gezogen, Ressourcen freigegeben und Milestones definiert. Das Projektmanagement nimmt Fahrt auf. Und alle Beteiligten sind Feuer und Flamme. Gerade bei großen und tiefgreifenden Projekten sind eine gründliche Planung und eine strukturierte Vorgehensweise sinnvoll und oft das entscheidende Fundament für den Erfolg. Leider werden bei der Einführung eines Social Intranets trotz klassischem Projektmanagement gerne ein paar grundlegende Faktoren außer Acht gelassen. Diese können trotz bestem Wissen und Gewissen und gründlicher Planung das Projekt Social Intranet zum Scheitern bringen. Darum lohnt sich ein Blick auf genau diese oft vernachlässigten Faktoren.

1. Angst, Angst und nochmals Angst – alias „Mitarbeiter abholen“

Caritas Österreich fördert Zusammenarbeit mit dem Digital Workplace



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Trotz der voranschreitenden Digitalisierung in Unternehmen und der Gesellschaft scheint der Knoten bei vielen Mitarbeitern noch nicht aufgegangen zu sein. Zu oft wird neue Software schon vor der Einführung misstrauisch beäugt. Bis heute stehen in den Köpfen der meisten Mitarbeiter neue Programme stellvertretend für ein Mehr an Arbeit und das Verlassen der Wohlfühlzone. Und an dieser Stelle müssen CEOs und Projektleiter ganz tapfer sein: Oft stimmen diese Vorurteile. Denn gerne werden neue Software-Programme „on top“ eingeführt und produzieren genau das, was sie eigentlich nicht sollen – mehr Arbeit als vorher. Untersuchungen haben gezeigt, dass durch Social Intranets und den Digital Workplace die Arbeitszeit vieler Mitarbeiter schleichend und oft unbemerkt auf eine 6-Tage-Woche ausgedehnt wurde. Mitarbeiter leisten oft ihre 39-40 vertraglich vereinbarten Stunden pro Woche im Büro und abends oder am Wochenende, dank des mobilen Zugangs, nochmal weitere sieben bis acht Stunden. So werden dann schon mal im Bett oder an der Supermarktkasse E-Mails beantwortet oder es wird etwas ins Social Intranet gepostet. Aus diesem Grund sollte ein Social Intranet nicht nur eingeführt, sondern auch bestehende Software-Applikationen „ausgeführt“ werden. Mitarbeitern sollte damit klar signalisiert werden, dass durch ein neues Social Intranet nicht nur die Arbeit leichter von der Hand geht, sondern auch andere Programme und damit bestehende Workflows komplett abgelöst werden. Das Social Intranet sollte zum „digitalen Heimathafen“ im Unternehmen werden und falls möglich, gleich mehrere Workflows und Softwares ersetzen bzw. abdecken.

2. Das Ende ist nicht das Ende – alias „nach dem Go Live beginnt erst die richtige Arbeit“

Jedes Projekt besteht im klassischen Projektmanagment neben Milestones und Teilaufgaben aus einem Start- und einem Endzeitpunkt. Letzterer definiert den finalen Milestone und bei vielen Projekten das „Go Live“. Es folgen dann lediglich die Analysen und das Controlling. Und vermutlich reicht diese Betrachtung bei 99% der Projekte vollkommen aus. Leider nicht bei der Einführung eines Social Intranets. Hier beginnt nach dem „Go Live“ erst die richtige Arbeit. Denn trotz sorgfältiger Einführung und Workshops müssen die Mitarbeiter das neue Intranet auch dauerhaft nutzen (wollen). Dies kann nur gelingen, wenn das Projekt nicht mit dem „Go Live“ als abgeschlossen gilt, sondern über weitere Monate kontinuierlich begleitet wird. Mitarbeiter dürfen nicht in alte Gewohnheiten zurückfallen. Dies muss neben der „Ausführung“ – also dem Abschalten der alten Software – auch durch weitere kontinuierliche Gegenmaßnahmen verhindert werden. So können z. B. auch nach der Einführung Mitarbeiter-Workshops veranstaltet werden oder pro Abteilung Key-User definiert werden, welche für alltägliche Fragen der jeweiligen Teammitglieder zur Verfügung stehen. Oft hilft schon eine freundliche Erinnerung unter Kollegen, zukünftig doch lieber das neue Intranet für die Kommunikation zu verwenden.

3. Der leichte Einstieg – alias „Hürden abbauen“

Mit Teamwork zum erfolgreichen Social Intranet Projekt

Ein Social Intranet ist im Gegensatz zu einem statischen Intranet mit klassischer Top-Down-Kommunikation ein lebendiger Organismus, der (auch) vom Input und dem Engagement der Mitarbeiter lebt. Diesen muss der Einstieg nicht nur psychologisch, sondern auch technisch und emotional so leicht wie möglich gemacht werden. Neben der oft beschworenen Usability und dem Abbau der Angst vor einem Mehr an Arbeit, müssen sich die Mitarbeiter im neuen Intranet auch „zu Hause“ fühlen. Das bedeutet, dass sowohl die Themen, die Wortwahl, der Umgangston, die Gruppen, die Feedback-Kultur, der Name des Intranets und alle anderen Soft-Skills so beeinflusst werden müssen, dass Mitarbeiter das Social Intranet gerne verwenden und sich gerne dort aufhalten. So können z. B. kleine Tricks wie der Gamifikation-Effekt Wunder wirken. Mit lustig aufbereiteten, aber gleichzeitig informativen und unternehmenszentrierten Informationen kann das Engagement der Mitarbeiter deutlich gesteigert werden.

4. Die Community – alias „Community-Aufbau und Community-Management“

Eng verknüpft mit der kontinuierlichen Betreuung des Intranets und der „Überwachung“ des Umgangstons sind auch die personellen Zuständigkeiten. In Sinne der Professionalisierung der internen Kommunikation mit Stakeholder-Orientierung, Zielgruppen und Controlling ist auch die Pflege der Community Teil der neuen Herausforderung. Wie bei der externen Social-Media-Arbeit müssen auch intern die Gruppen, Kommentare und Postings durch Community-Manager betreut werden. Wichtig dabei ist jedoch, dass diese Community-Manager von Beginn an das Gefühl vermitteln, die Mitarbeiter zu unterstützen und nicht auszuspionieren oder zu bevormunden. Wie im richtigen Leben gilt auch im Intranet: Der Ton macht die Musik und zu restriktive Rahmenbedingungen wirken oft abschreckend auf die Nutzer.

 

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5. Influencer – alias „Multiplikatoren im Unternehmen“

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Influencer oder Multiplikatoren spielen nicht nur im modernen Marketing eine sehr wichtige Rolle. Auch intern funktionieren die Mechanismen der Empfehlung sehr gut. Neben den Community-Managern und den Key-Usern können als dritte Ansprechpartner z. B. auch Mitglieder des Intranet- oder Führungs-Teams, Autoren und Redakteure, bekannte oder beliebte Personen im Unternehmen und Befürworter ein Team von Gleichgesinnten bilden. Diese können sich dann mit der Entwicklung und dem Testen neuer Tools beschäftigen, Inhalte produzieren und sowohl online als auch offline die klassische Werbetrommel für das Intranet rühren. So entsteht Zugkraft, welche die anderen Mitarbeiter mitreißt – sei es durch gute, spannende oder lustige Inhalte, Gespräche auf dem Flur oder Tipps und Tricks zum Umgang mit dem Social Intranet. Vergleichbar mit den Community-Managern sollten diese Mitarbeiter gezielt geschult und auch von der Unternehmensführung unterstützt werden – z. B. durch Zugang zu neuen Funktionen im Test-System.

Mit diesen eher nachgelagerten Teilaufgaben verhindert Sie, dass Ihr neues Social Intranet zur Eintagsfliege und zum Strohfeuer wird und im Nachhinein doch noch zu scheitern droht.

 

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