Die Seite denkhandwerker.de hat zur Diskussion über den digitalen Arbeitsplatz aufgerufen. Da sind wir natürlich gerne dabei! Spricht man über den Arbeitsplatz 4.0, kommt man um den Begriff Digital Workplace nicht herum. Doch was meint er genau? Hier unsere Definition.

Der Digital Workplace ist gerade eines der großen Themen in der IT- und Arbeitswelt. Doch irgendwie versteht auch jeder etwas Anderes darunter. Geht’s hier nur um Software, Informationsaustausch, Kommunikation oder steckt doch etwas Größeres dahinter? Axel Oppermann versuchte sich kürzlich an einer Definition des Digital Workplace – und kann das Thema doch nur anreißen.



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Der Artikel „Digital Workplace: Was ist das – und warum?“ steigt mit einer eher allgemeinen Aussage ein: „Die Arbeit ändert sich.“ Und was soll man dazu groß sagen? Ja, das tut sie – aber nicht erst seit heute und auch nicht erst seitdem wir uns gegenseitig mit E-Mails bombardieren. Sondern schon immer. Der einzige Unterschied ist: heute gehen Veränderungen ein bisschen flotter. Zugegeben: viel flotter. Das Telefon hat noch 75 Jahre benötigt um 100 Millionen Menschen zu erreichen, das World Wide Web 7 Jahre und die Candy Crush Saga nur 1,3 Jahre.

Was hat die Candy Crush Saga jetzt mit Arbeit zu tun (außer, dass sie uns davon abhält)? Sie steht sinnbildlich für die rasanten technischen Änderungen. Eine davon ist jetzt eben der Digital Workplace – und auch der verändert sich. So konnte die Korrespondenz per E-Mail sicher vor 15 Jahren als Form der digitalen Arbeit gesehen werden. Digital Workplace heißt heute aber sicher etwas Anderes als wildes E-Mail-Tennis.

Es läuft auf ein einfaches Ziel hinaus: Get things done!

Digital Workplace heißt für uns, eine Antwort zu finden auf die Frage: Wie können wir durch digitale Mittel leichter und besser arbeiten? Ein Zitat aus der Studie „Chance und Challenge – Digitalisierung im Mittelstand“ trifft das ganz gut: „Es geht nicht darum, den Arbeitsplatz zu digitalisieren. Es geht auch nicht darum, die Arbeit zu digitalisieren. Es geht vielmehr darum, Informationen besser verfügbar zu machen und bereitzustellen, Geschäftsprozesse qualitativ hochwertiger und schneller abzubilden und den Menschen in die Lage zu versetzen, bessere Entscheidungen zu treffen und sich hierfür mit Kollegen oder anderen Dritten auszutauschen.“

Als Idealvorstellung für einen Digital Workplace kann man sagen: es gibt kein Papier mehr und alle Arbeitsprozesse im Unternehmen laufen digitalisiert ab. Da wären wir dann schon sehr weit. Bis dahin sind es viele kleine Schritte, die zu gehen sind. Das Gute ist: Software-Lösungen wie zum Beispiel Intrexx helfen Unternehmen dabei, eben diese kleinen Schritte zu gehen. Einzelne Abläufe lassen sich damit zielgerichtet digitalisieren. Die Mitarbeiter greifen darauf dann ganz einfach über ihren Webbrowser zu.

In kleinen Schritten zum Digital Workplace

Unternehmen können Projekte mit kleinen Schritten starten und damit Entwicklungszyklen kurzhalten. Sie können mit einem Teilbereich starten. Zum Beispiel ein einzelner Geschäftsprozess, der digitalisiert wird. Darauf kann dann aufgebaut werden. Anwendungen die das Arbeitsleben erleichtern werden so schnell erstellt und eingeführt. So kommt Schwung in die Digitalisierung.

 

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Wenn wir genug kleine Schritte gehen kommen wir irgendwann an den Punkt, an dem wir eine umfassende digitale Arbeitsumgebung geschaffen haben. Wir sind dann endlich das Papier auf unseren Schreibtischen losgeworden. Und wir müssen noch nicht einmal zwischen verschiedenen Programmen hin und her klicken – denn der Digital Workplace bietet den Mitarbeiten alle Informationen und Prozesse in einem übersichtlichen persönlichen Dashboard.

Der digitale Arbeitsplatz macht es dadurch auch viel einfacher von unterwegs oder im Home-Office zu arbeiten. Und die Kommunikation mit Kollegen? Klappt trotzdem bestens: wir arbeiten in virtuellen Projektgruppen zusammen. Per Social Collaboration tauschen wir Wissen aus und erarbeiten gemeinsam Lösungen. Die Kollegen können ein Büro weiter oder auf einem anderen Kontinent sitzen: Der Digital Workplace bringt sie zusammen. So ist der Arbeitsplatz nicht länger ein Ort – er ist einfach da, wo wir produktiv sind.

Digital Workplace – der Versuch einer Definition

Um noch einmal den Bogen zur Definition des Digital Workplace von Axel Oppermann zu spannen: Er sieht den Digital Workplace als Summe von Dienstleistungen, Fähigkeiten und Business-IT. Was bei seiner Definition verwundert: der Mensch steht für Ihn nicht zwangsläufig im Zentrum. Ich würde die Definition dahingegen von der anderen Seite angehen:

Der Mensch steht im Mittelpunkt. Es geht darum, zu verstehen, wie wir besser und leichter (zusammen) arbeiten und Informationen austauschen. Der Digital Workplace ist dann die technische Konsequenz dieser Überlegungen: er erfüllt einzig die Aufgabe, die Menschen bestmöglich bei der Arbeit zu unterstützen.

Egal, ob er aus vielen verschiedenen Systemen zusammengesetzt wird oder auf einer speziellen Digital Workplace Software aufbaut: Die Grundanforderungen an einen digitalen Arbeitsplatz sind:

  • flexibel anpassbar
  • mobil verfügbar
  • sicher erreichbar
  • komfortabel bedienbar

Mark Twain sagte einmal scherzhaft: “I love Progress, but I hate Change!” Wandel können wir jedoch nicht aufhalten. Und die Angst davor ist unangebracht – es geht vielmehr darum, ihn bewusst und sinnvoll zu nutzen.

Auf was kommt es beim Digital Workplace für euch an? Und wie steht es damit in eurem Unternehmen? Wir freuen uns auf eure Kommentare!

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