Gründe für einen Digital Workplace…

Gründe, die für die Einführung eines Digital Workplace in Unternehmen sprechen, gibt es viele. Einer der Gründe, vielleicht nicht der offensichtlichste, aber sicherlich einer der heute relevantesten, ist die Tatsache, dass es für Unternehmen zunehmend schwieriger wird, gut ausgebildete Fach- und Führungskräfte für anspruchsvolle Tätigkeiten zu finden. Um das eigene Unternehmen sowohl für Bewerber als auch für die aktuellen Mitarbeiter attraktiver zu gestalten, müssen Unternehmen heutzutage verstärkt auf die digitale Ausstattung und Ausrichtung der Arbeitsplätze achten.



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Nicht nur junge Mitarbeiter wie „Digital Natives“ erwarten heute, dass moderne Endgeräte sowie privat nutzbare Kommunikations- und Kollaborationsservices wie Dropbox und WhatsApp auch im Business-Kontext verfügbar sind. Die zunehmend geforderte Vereinbarkeit von Beruf und Familie sowie die verstärkte Nutzung von Smartphones und Tablets befeuern die Nachfrage nach Homeoffice-Möglichkeiten. All diese Veränderungen führen zu einem flexiblen Arbeitsmodus im Geiste von „anywhere, anytime, with any device“. Sie bedeuten für Unternehmen, ihre Organisation, aber insbesondere auch für ihre IT einen Paradigmenwechsel.

Der Digital Workplace ist die zentrale Arbeitsumgebung (Werkzeuge und Prozesse), die ein Unternehmen seinen Mitarbeitern zur Verfügung stellt, damit diese jederzeit und von überall Zugriff auf relevante Informationen haben. Die Arbeitsumgebung dient auch dazu, kollaborativ, team- und unternehmensübergreifend Informationen bereitzustellen bzw. an diesen zusammenzuarbeiten.

Die Vorteile des Digital Workplace für Unternehmen und Mitarbeiter liegen klar auf der Hand:

  • Flexibel: Möglichkeit von überall, zu jeder Zeit und mit (fast) jedem Gerät zu arbeiten
  • Sicher: Höchste Verfügbarkeit und einfacher Zugriff auf Unternehmensdaten
  • Unkompliziert: Einfaches und schnelles Teilen von Informationen in verteilten Teams
  • Hilfreich: Support und Unterstützung ist dann verfügbar, wenn sie benötigt wird
  • Erfolgreich: Steigerung der Effizienz und Realisierung von Wettbewerbsvorteilen
  • Zielorientiert: Der Fokus liegt auf der Zielerreichung und weniger auf der Anwesenheit der Mitarbeiter
  • Ganzheitlich: Eine Plattform, standardisierte Tools, für jeden Mitarbeiter verfügbar
  • Einfach: Schlankere Workflows werden durch die digitale Transformation erzielt
  • Sozial: Mitarbeiter bringen sich stärker in Themen ein und sind deutlich zufriedener

In 5 Schritten zum Digital Workplace

Anhand der nachfolgend beschriebenen 5 Schritte wollen wir Ihnen aufzeigen, wie auch bei Ihnen im Unternehmen die Einführung eines Digital Workplace gelingen kann.

Schritt 1 – Potentiale erkennen & Anforderungen verstehen

Analysieren Sie zunächst Ihre geschäftskritischen Prozesse. Betrachten Sie hierbei auch, welche IT-Architektur sich jeweils dahinter verbirgt. Modellieren Sie den Prozess und prüfen Sie, welche Workflows sinnvoll sind und welche verbessert werden müssen. Problematische Prozesse sollten nicht zwanghaft digitalisiert werden, da hier der aktuelle Ablauf an sich schon zu hinterfragen ist.

Finden Sie heraus und dokumentieren Sie, was genau die Anforderungen Ihrer Mitarbeiter an Prozesse und Arbeitsabläufe sind. Diese Anforderungen bilden die Basis für eine erfolgreiche, digitale Arbeitsumgebung.

Schritt 2 – Ein Arbeitsplatz für Anwender

Der Mitarbeiter steht im Fokus. Sie sollten sich folgende Frage stellen: „Wie schaffen wir eine möglichst optimale Arbeitsumgebung für jeden unserer Mitarbeiter?“

Betrachten Sie die Rollen und Funktionen der Mitarbeiter im Unternehmen sehr genau. Bevor über die Einführung von Tools und Systemen nachgedacht und entscheiden wird, ist es wichtig, die Arbeitsweise der Mitarbeiter in ihren Rollen und Funktionen zu verstehen.

Durch einfaches Beobachten oder durch eine Mitarbeiterumfrage lassen sich schnell und einfach die Herausforderungen und Verbesserungspotentiale einer Umsetzung ermitteln.

 

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Schritt 3 – Produktauswahl & Einführungsplanung (Transition)

Die Produktauswahl ist sicherlich einer der schwierigsten Punkte. Das Angebot an Lösungen für den Digital Workplace ist immens und reicht von SaaS (Software as a Service) Lösungen wie Intrexx, Microsoft Office 365, Bitrix24, etc. bis zu IaaS/PaaS (Infrastructure- bzw. Plattform as a Service) Lösungen wie z. B. Microsoft Azure oder Amazon Web Services.

Um bei dem Überangebot an Lösungsmöglichkeiten die für Ihr Unternehmen richtige Auswahl zu treffen, sollten Sie sich an einen erfahrenen Partner wenden. Dieser unterstützt Sie nicht nur bei der Auswahl des für Ihr Unternehmen passenden Produkts, sondern auch bei dessen Einführung.

Gemeinsam mit dem Partner Ihrer Wahl erarbeiten Sie die Transition für den Wechsel bzw. die Einführung der neuen System- / Tool-Landschaft. Die Planung berücksichtigt hierbei das für eine erfolgreichen Einführung verantwortliche Team, die erforderliche Werkzeuge, die Techniken und Methoden sowie die Planung der Kommunikation in alle Bereiche des Unternehmens.

Schritt 4 – Pilotierung und Anpassungen

Während der Planung ist es wichtig, die bereits erarbeiteten Ergebnisse aus Schritt 1 und Schritt 2 zu validieren und ggf. anzupassen. Testen Sie Ihre Digital-Workplace-Lösung mit einer Gruppe von Pilot-Usern oder indem Sie zunächst nur bestimmte Abteilungen mit diesem ausstatten. Durch die Pilotierung werden nicht nur die bis dahin unerkannt gebliebenen Anforderungen sichtbar, sondern sie bietet Ihnen auch die Möglichkeit zur Umsetzung erforderlicher Anpassungen – noch vor der Einführung.

Schritt 5 – Einführung & Support

Nach einer erfolgreichen Pilotierung und den ggf. erforderlichen Anpassungen kann die unternehmensweite Einführung der Lösung beginnen. Die hierfür erforderliche Rollout- und Kommunikationsplanung ist u. a. ein Teil der in Schritt 3 erwähnten Transition. Eine gute Vorbereitung und Planung sind die Voraussetzungen dafür, dass die Einführung reibungslos abläuft und die Mitarbeiter die neue Plattform gut annehmen. Die Einführung sollte auch zwingend durch begleitende Trainingsmaßnahmen unterstützt werden, bei denen die Anwender in Bezug auf neue Lösung geschult werden.

Da sich die Mitarbeiter gerade zu Beginn mit Unsicherheiten und daraus resultierend mit vielen Fragen konfrontiert sehen ist es wichtig, diesen schnell und unkompliziert Hilfestellung anbieten zu können. Hierfür ist es wichtig, neben den Trainingsmaßnahmen für die Mitarbeiter auch die Support-Organisation frühzeitig hinsichtlich der neuen Arbeitsumgebung des Digital Workplace zu schulen und die Support-Prozesse auf diese auszurichten.

Fazit

Mit entsprechender Planung und Vorbereitung kann die Einführung eines Digital Workplace in fast jedem Unternehmen umgesetzt werden.

Wie die zuvor beschriebenen Schritte verdeutlichen, geht es bei der Einführung eines Digital Workplace um das wichtigste Gut in einem Unternehmen – seine Mitarbeiter und deren (Ein-/An-)Bindung an das eigene Unternehmen.

Der Digital Workplace ist somit nicht nur ein verlockendes Mittel, welches das Unternehmen durch optimierte Prozesse effektiver und effizienter agieren lässt, sondern unserer Meinung nach fast schon eine zwingende Voraussetzung, um aktuelle Mitarbeiter langfristig zu binden und neue Fachkräfte zu gewinnen.

Jörg Bofinger, Geschäftsführer, 8 a.m. Consult KG | Digital InnovatorJörg Bofinger, Geschäftsführer, 8 a.m. Consult KG | Digital Innovator
Herr Bofinger hat an der Verwaltungs- und Wirtschaftsakademie Betriebswirtschaftslehre und IT-Business Management studiert und hält außerdem verschiedene Zertifizierungen im Bereich Projekt-, Service- und Prozessmanagement. Bereits seit 2001 ist er in der IT-Branche im Bereich Business Consulting und Projektmanagement tätig und hat in dieser Zeit für diverse Beratungsunternehmen mit unterschiedlichem Kundenstamm und Branchenfokus (KMU bis DAX30- Unternehmen aus Industrie, Automotive, Banken und Handel) gearbeitet. Durch seine nationale und internationale Tätigkeit verfügt er über sehr große Erfahrung an erfolgreicher Beratung und Projektrealisierung.

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