Die Einführung eines Social Intranets ist ein abteilungsübergreifendes Projekt. Im Interview berichten Lisa Fedler (Deutsche AIDS-Hilfe), Katharina Steuckart (ASAP Gruppe) und Gerhard Sommer (United Planet) von Ihren Erfahrungen und geben Tipps zur erfolgreichen Projektsteuerung.

Um ein Social-Intranet-Projekt erfolgreich durchzuführen, sollten alle Verantwortlichen an einem Strang ziehen, Ziele und Strategie verstehen und die Nutzer während der Einführung richtig begleiten. Über die erfolgreiche Einführung und Erfahrungen mit der abteilungsübergreifenden Projektsteuerung berichten Lisa Fedler (Deutsche AIDS-Hilfe) und Katharina Steuckart (ASAP Gruppe). Gerhard Sommer, Presales Consultant bei United Planet, berichtet über seine Erfahrungen aus Kundenprojekten.



Kostenlose Whitepaper Kostenlose Whitepaper


 

 

Herr Sommer, was sind Ihre Erfahrungen in Kundenprojekten? Mit welchen Wünschen kommen die Kunden zu Ihnen, welche Zielsetzung beobachten Sie?

Gerhard Sommer: Heute werden Prozessfunktionalitäten wie das Prüfen und Freigeben von Dokumenten, Beiträgen und Anträgen sehr stark nachgefragt. Das Ganze muss aber im Kontext von Social-Business-Komponenten liegen. Das heißt: Anwender möchten nicht zum Diskutieren, Kommentieren und Liken in andere Umgebungen wechseln. Sie wollen alles an einem Ort haben.

So soll ein Prüfungs- oder Freigabeprozess direkt im Activity Stream erfolgen. Und genau so sollen Kommentare, die zu einem Prozess erfolgen, nicht nur im Activity Stream möglich sein, sondern auch dort, wo dieser Prozess gestartet wurde. Eben alles von einem Ort aus.

Neben all den Prozessen, die heute in einem Intranet abgebildet werden sollen, müssen auch klassische Lösungen wie z.B. Newsletter oder ein Telefonbuch verfügbar sein. Gerade der Newsletter wird wieder verstärkt nachgefragt. Heute will man die Mitarbeiter stärker in die Abläufe einbinden und frühzeitig informieren. Denn man will nicht der Letzte sein, „der erfährt, dass…“

„Die effektivere Zusammenarbeit in dezentral arbeitenden Gruppen war unser Hauptanliegen für das neue Intranet.“ Lisa Fedler

 

Was war die Initialzündung für ein neues Intranet und welches strategische Ziel verfolgen Sie damit?

Lisa Fedler: Da wir ein bundesweit tätiger Dachverband von rund 130 Organisationen und Einrichtungen in ganz Deutschland sind, waren wir schon länger auf der Suche nach einem geeigneten Kommunikationsinstrument für die bundesweite Zusammenarbeit. Die effektivere Zusammenarbeit in dezentral arbeitenden Gruppen war also unser Hauptanliegen für das neue Intranet. Strategisches Ziel war die Vereinfachung der Kommunikation sowie eine Verlagerung der Kommunikation von E-Mails ins Social Intranet. Gleichzeitig soll Intrexx Share die Verbandsidentität und den bundesweiten Netzwerkgedanken ganz praktisch stärken.

Katharina Steuckart: Die erste Idee für ein ASAP Intranet entwickelte sich aus unserer Mitarbeiterbefragung „100%DU“ und kam damit von unseren Mitarbeitern selbst. Sie wünschten sich mehr Informationen zum Unternehmen und zu den Standorten. Wir begannen daraufhin mit der Ausarbeitung eines Konzeptes. An diesem waren von Beginn an verschiedene Mitarbeiter beteiligt – angefangen von der Verwaltung, über Projektmitarbeiter bis zum Management. Wir fragten nach Wünschen, Anregungen und Ideen und erarbeiteten so in gemeinsamen Workshops Ziele und Inhalte. Es kristallisierten sich drei strategische Ziele für das Intranet heraus: mehr Information, einfachere Kommunikation, verbesserte Vernetzung.

 

Sie möchten weitere Tipps rund um Social Intranets und digitale Mitarbeiterkommunikation? Dann laden Sie sich gleich den neuen „Pocket Guide Digitales Arbeiten im 21. Jahrhundert“ herunter!

Pocket Guide herunterladen

 

Wie sehen Sie die Zusammenarbeit zwischen IT, Interner Kommunikation, Human Resources und der Geschäftsführung? Wer kommt vorrangig auf Sie zu und ist der Projekttreiber?

Gerhard Sommer: Unsere Ansprechpartner kommen in der Regel aus der IT, dem Qualitätsmanagement, dem Marketing oder der Internen Kommunikation. Diese Ansprechpartner sind sehr oft auch die Projekttreiber. Intranets bieten heute eine Vielfalt an Lösungen, wie zum Beispiel die Verbesserung von Kommunikation und Prozessabläufen. Dadurch sind mittlerweile die Interne Kommunikation oder das Qualitätsmanagement diejenigen, die weitere Lösungen ins Spiel bringen und so das Intranet zu einem wichtigen Werkzeug innerhalb des Unternehmens ausbauen.

 

Wie ist die Zusammenarbeit zwischen IT, Interner Kommunikation, Human Resources und der Geschäftsführung in Ihrem Unternehmen erfolgt?

Lisa Fedler: Bei uns als NGO gibt es ja eine sehr enge Zusammenarbeit der verschiedenen involvierten Bereiche. Sehr unterstützend war der lokale technische Support durch die Firma, die das Tool server-seitig aufgebaut hat. Im Haus haben wir Mitarbeiterbefragungen zu den gewünschten Einsatzmöglichkeiten des Intranets durchgeführt. Wir von der Abteilung „Kommunikation / internetgestützte Prävention“ waren als Bindeglied zwischen den einzelnen Bereichen tätig.

Katharina Steuckart: Zu Beginn unserer Konzeptphase gründeten wir ein Projektteam aus Mitarbeitern der Ressorts IT und Unternehmenskommunikation. Während die Unternehmenskommunikation das Intranet strategisch und konzeptionell sowie optisch aufsetzte, beschäftigte sich die IT mit der Anbieterauswahl und der technischen Umsetzung – immer in enger Abstimmung und mit kontinuierlicher Berichterstattung an die Geschäftsführung. Bis heute arbeiten IT und Unternehmenskommunikation eng zusammen an der Weiterentwicklung des ASAP Intranets.

„Standortgrenzen sollten aufgebrochen werden, um Synergien zu nutzen, Wissen zu transferieren und den Austausch anzuregen. Denn davon profitieren langfristig unsere Kunden.“ Katharina Steuckart

 

Wodurch zeichnet sich Ihr Social Intranet aus? Welche Funktionen sind von besonderer Bedeutung und welche planen Sie für die Zukunft?

Lisa Fedler: Unser Social Intranet bildet einen lebhaften Dachverband ab, der sich über Neuigkeiten in verschiedenen Fachbereichen und Regionen austauscht. Besonders intensiv wird die Möglichkeit genutzt, themenspezifische Gruppen einzurichten und darin zu kommunizieren. So hat sich die Kommunikation von Arbeitsgruppen ins Intranet verlagert. Dabei kommen dann Apps wie Terminfindung oder Umfrage zum Einsatz. Geplant ist eine eigene Wissens-App für das Wissensmanagement. In dieser Art Daten-Wiki können dann Inhalte von Einzelnen eingestellt und allen Nutzern und Nutzerinnen zur Verfügung gestellt werden.

Katharina Steuckart: Uns war es wichtig, das Social Intranet insbesondere für die Vernetzung unserer Mitarbeiter zu nutzen. Standortgrenzen sollten aufgebrochen werden, um Synergien zu nutzen, Wissen zu transferieren und den Austausch anzuregen. Denn davon profitieren langfristig unsere Kunden. Funktionen wie das Gründen von Gruppen, der Austausch von Daten sowie Möglichkeiten der Terminabstimmung haben daher eine zentrale Bedeutung in unserem Unternehmen. Des Weiteren haben wir in unser Social Intranet viele bestehende Applikationen integriert. In Zukunft werden wir das Zusammenspiel der einzelnen Applikationen mit dem sozialen Netzwerk vorantreiben.

 

Auf welche Funktionen kommt es Ihren Kunden insbesondere an? Gibt es hier möglicherweise Veränderungen im Anspruch oder Umfang?

Gerhard Sommer: Früher wurde „nur“ von einem Intranet gesprochen. Heute möchte man nicht nur klassische Intranet-Funktionen, sondern auch Prozesse abbilden und mit anderen Anwendern interagieren können. Ein Prozess kann sehr unterschiedlich definiert sein. Das können Prüfungs- und Freigabeprozesse sein, bis hin zu komplexen Anforderungen, z.B. unter bestimmten Bedingungen Werte in ein Drittprogramm zu schreiben. Also die Integration von Drittsystemen. Daten anzeigen zu lassen und diese ggf. auch zu ändern. Hier sprechen wir von ERP-, CRM oder DMS-Systemen.

Waren Prüfungs- und Freigabeprozesse früher häufig einstufig oder maximal zweistufig, werden heute oft mehrstufige Prozesse nachgefragt, so dass es zu vielen Zeitpunkten die Möglichkeit gibt, die Prozesskette zu stoppen. Und gerade hier kommt dann wieder die Social-Business-Komponente ins Spiel. Denn ein Stopp-Ereignis muss kommentiert und zu jedem Zeitpunkt eingesehen werden, damit die betreffenden Stellen über das „Warum“ informiert sind. Ein weiterer Aspekt, der wieder sehr stark nachgefragt wird, ist die Personalisierung der Informationen innerhalb des Intranets. Man möchte heute zielgenau informieren und nicht die Information streuen, wie es früher z.B. über E-Mails gang und gäbe war. Auch das leistet ein Social Intranet: Hier kann gezielt in Gruppen kommuniziert werden. Der rote Faden einer Diskussion geht nicht verloren, wie es früher mit E-Mails „an alle“ der Fall war.

„Eine gute Kommunikation ist also das A und O für eine erfolgreiche Projektsteuerung.“ Gerhard Sommer

 

Intrexx Newsletter

Verpassen Sie kein Feature mehr und
holen Sie sich alle aktuellen Intrexx-News einmal im Monat direkt ins Postfach.



 

 

Worauf kommt es bei einer erfolgreichen Projektsteuerung an?

Gerhard Sommer: Um ein Projekt erfolgreich durchzuführen, müssen die Verantwortlichen auf beiden Seiten mitmachen und miteinander kommunizieren. Das heißt, dass die erfolgreiche Umsetzung der Anforderungen nur mit der Mitarbeit des Anfordernden möglich ist und, dass von beiden Seiten aktiv an einem Projekt gearbeitet wird. Verzögerungen innerhalb eines Projekts sind sehr oft nur Kommunikationsschwierigkeiten. Der Ansprechpartner ist nicht erreichbar, hat gerade keine Zeit, die Anforderungen sind nicht genau definiert, E-Mails werden nicht beantwortet oder beide Seiten warten auf einen Rückruf, statt aktiv zum Telefon zu greifen.

Die Projektsteuerung müssen Personen übernehmen, die kommunizieren können und sich auch nicht scheuen, das „Wünsch dir was“ in geordnete Bahnen zu bringen und dazu auch ggf. nötige Mehraufwände zu kommunizieren. Eine gute Kommunikation ist also das A und O für eine erfolgreiche Projektsteuerung.

Lisa Fedler: Bei uns haben zwei wichtige Elemente zur erfolgreichen Einführung des neuen Tools beigetragen: Zum einen haben wir selbst ein kurzes, leicht verständliches Benutzerhandbuch erstellt, das die wesentlichen Funktionen erklärt, allen Nutzern und Nutzerinnen nach der Anmeldung zugesandt wurde und daher den Start ins neue Intranet erleichterte. Zum anderen hat in den ersten Monaten ein Redaktionsmitarbeiter die Aufgabe gehabt, einen internen Support zu übernehmen, Fragen zu beantworten und Aktivitäten im Intranet anzuregen. Und wichtig ist natürlich auch, das neue Angebot auf allen Verbandskanälen und im direkten persönlichen Kontakt bekannt zu machen.

Katharina Steuckart: Die Zusammenabeit zwischen der IT- und Kommunikationsabteilung war für uns von zentraler Bedeutung. Gleichzeitig haben wir bereits vor dem Go-Live verschiedene Mitarbeiter und Führungskräfte in die Entwicklung einbezogen. Sie waren unsere Botschafter, um das Intranet an alle Mitarbeiter zu promoten und Feedback über die Bedürfnisse und Wünsche einzuholen. Damit wollten wir die Akzeptanz des Intranets im Mitarbeiterkreis von Beginn an fördern. Zudem haben wir uns vor dem Start des Intranets ausdrücklich für eine Step-by-Step-Einführung entschieden: einige ausgewählte Features und Applikationen am Anfang, die wir nun schrittweise ausbauen und den Nutzwert damit kontinuierlich steigern.

„Die Zusammenarbeit zwischen der IT- und Kommunikationsabteilung war für uns von zentraler Bedeutung. Gleichzeitig haben wir bereits vor dem Go-Live verschiedene Mitarbeiter und Führungskräfte in die Entwicklung einbezogen.“ Katharina Steuckart

 

Inwiefern hat sich die Rolle Ihrer Abteilung bzw. Ihr Aufgabenbereich im Unternehmen durch den Einsatz eines Social Intranets gewandelt?

Lisa Fedler: Hier gab es keine wesentlichen Veränderungen. Für die Fachbereiche, die besonders in bundesweiten Arbeitsgruppen oder in der Verbandskommunikation tätig sind, hat sich durch das Social Intranet am meisten verändert. Sie haben nun einen zentralen Ort der Kommunikation, an dem Äußerungen abrufbar sind und bleiben.

 

Welche Erfahrungen haben Sie bei der Einführung gemacht? Gab es Herausforderungen hinsichtlich des Umgangs, der Akzeptanz und der Nutzung des neuen Intranets?

Lisa Fedler: Wir haben uns unter anderem auch für Intrexx Share entschieden, weil Handhabung und Nutzungsweisen denen von Facebook ähneln und daher die meisten unserer Intranetnutzer und -nutzerinnen damit vertraut sind. Hier gab es sehr wenige Schwierigkeiten. Eine Herausforderung bestand eher darin, die Mitarbeiter/-innen davon zu überzeugen, ein weiteres Kommunikationsmedium einsetzen „zu müssen“.

 

Lisa Fedler Deutsche AIDS Hilfe e.V.Lisa Fedler ist seit 2013 bei der Deutschen AIDS-Hilfe als Social Media Managerin tätig. Dort arbeitet sie an den verschiedenen Einsatzmöglichkeiten von Internet und Social Media für die interne und externe Kommunikation. Die gelernte Literaturwissenschaftlerin ist zudem freiberuflich in den Bereichen Online-Redaktion, Community Management und Veranstaltungsorganisation aktiv.

 

 

 

Gerhard Sommer United Planet GmbHGerhard Sommer ist Abteilungsleiter des Presales Consulting der United Planet GmbH. Er ist Spezialist für Enterprise Portale und legt dabei den Fokus auf die strategische Nutzung von Portal-Technologien zur Prozessoptimierung und zur Gewinnung nachhaltiger Wettbewerbsvorteile für mittelständische Unternehmen. Gerhard Sommer verfügt über langjährige Informatik- und Projekterfahrungen im Bereich der erfolgreichen Einführung von Portalen.

 

 

 

Katharina Steuckart ASAP HoldingKatharina Steuckart hat Diplom-Journalistik an der Universität Eichstätt-Ingolstadt studiert und ist seit 2012 in der Unternehmenskommunikation der ASAP Gruppe tätig. Ihre Aufgabenschwerpunkte liegen im Bereich Social Media und der internen Kommunikation.

 

 

 

 

Dieser Artikel wurde ursprünglich im „Pocket Guide Social Intranet 2016“ veröffentlicht.

Kostenlose Whitepaper Kostenlose Whitepaper