Unternehmen rüsten auf und erkennen, dass die E-Mail immer schlechter geeignet ist, um vielfältigen Anforderungen an die heutige interne Unternehmenskommunikation zu stemmen. Social Intranets, Chat-Systeme, Mitarbeiter-Apps und Projektmanagement-Tools aller Art erobern vor allem junge und agile Unternehmen. Die interne Kommunikation wird immer mehr zum entscheidenden Faktor für den Wettbewerbserfolg. Die Verantwortlichen erkennen, wie wichtig gut informierte Mitarbeiter sind – sowohl für die Prozesse als auch für die Mitarbeiterzufriedenheit. Doch es gibt auch Widerstand. Viele Entscheider stehen dem Thema immer noch kritisch – ja sogar ablehnend – gegenüber. Die E-Mail reicht vielen Unternehmen, gerade KMU, als schnelle und digitale Kommunikationsform. Die neuen Tools gelten als Spielzeuge für junge Startups. Ein Fehler!

Produktivkiller E-Mail

Die E-Mailflut trifft uns alle – mehrmals täglich. Und ständig stöhnen wir unter der Last. Seit Jahren wird das Ende der E-Mail prognostiziert. Doch keine Chance. 1000 Milliarden – so viele E-Mails wurden laut GFK-Studie 2018 in Deutschland verschickt (Hochrechnung ohne Werbe- und SPAM-Mails). Und trotz Siegeszug der Messenger und anderer Tools sollen die Zahlen der versendeten E-Mails in Zukunft noch ansteigen. Durchschnittlich 30 E-Mails erhält jeder Büromitarbeiter pro Tag. Er benötigt allein zum Lesen der Nachrichten 30 Minuten. Dennoch halten die Deutschen an der E-Mail fest. Warum?
Ein Großteil der E-Mails entfällt dabei auf unnötige Kopien und reine Informationsweitergabe. In Zeiten, in denen sprichwörtlich „Zeit Geld ist“, stellt die E-Mail eine stetig steigende Geldvernichtungsmaschine dar. Je höher die Mitarbeiter in der Hierarchie stehen, desto mehr E-Mails erhalten sie. Die E-Mail war nie als Collaboration-Tool, sondern als Briefersatz, gedacht. Gerade bei einem komplexen Abstimmungsprozess in einer mittleren oder größeren Gruppe entstehen so unnötige und unübersichtliche „Ping-Pong-Nachrichten“, abgehackte Kommunikationsflüsse, aus denen irgendwann jeder genervt aussteigt oder die irgendwann keinen Sinn mehr ergeben, da die Hälfte des Inhalts fehlt oder nur die Hälfte der Kollegen involviert ist. Vom ständigen Störfaktor ganz zu schweigen.



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>> Es gibt eine Lösung: Das Social Intranet! <<

Das sollte Ihr Social Intranet können

Ein Social Intranet versorgt die Angestellten nicht nur mit den täglich benötigten Informationen, sondern wird zu einer lebendigen Wissenssammlung. Der Clou ist, dass die Informationsbeschaffung von der Bringschuld zur Holschuld wird. Mitarbeiter müssen proaktiv im Social Intranet unterwegs sein und sich dort selbständig mit Informationen versorgen. Dies hat jedoch enorme Vorteile und beschleunigt die Prozesse stark.
Ein Social Intranet kann dabei über ganz unterschiedliche Funktionen verfügen. Je nach Unternehmen und Branche können diese variieren. Einige davon sind ganz elementar, einige eher „nice to have“. Die folgenden Funktionen sollte die von Ihnen gewählte Plattform mindestens bieten:

Activity Stream

Er ist das Herzstück Ihres Social Intranets. Hier laufen alle Informationen für jeden Mitarbeiter ganz individuell zusammen und werden übersichtlich präsentiert. Mitarbeiter können zum Beispiel Fragen stellen und die passenden Experten im Unternehmen antworten darauf. Optisch sieht das zumeist aus wie man es von den sozialen Netzwerken im privaten Bereich kennt. Manche Lösungen gehen noch einen Schritt weiter: Sie zeigen nicht nur Meldungen von Kollegen an, sondern blenden auch Informationen aus eingesetzten Softwaresystemen ein, zum Beispiel Erinnerungen, Gruppen-Nachrichten, Projekte oder Aufgaben.

Inhalte

Das Social Intranet lebt – wie jedes Portal – von den darin enthaltenen Informationen. Inhalte entstehen hier user-generiert aus der Kommunikation zwischen den Mitarbeitern. Oft gibt es aber dennoch Stellen im Unternehmen, die mit der internen Kommunikation und der gezielten Erstellung von Beiträgen beauftragt sind. Mit einem integrierten Content-Management-System (CMS) bereiten diese Beiträge auf und stellen sie an geeigneter Stelle zur Verfügung. 94 Prozent der Teilnehmer der Experten-Umfrage „Social Trends 2018“ sehen das redaktionelle Arbeiten und die Bereitstellung von Informationen für die Mitarbeiter als wichtigste Funktion ihres Social Intranets an.

Teamräume und Gruppen

Diese dienen als digitale Projektgruppen und beinhalten meist ein bestimmtes Thema. Hier bündeln Mitarbeiter Beiträge und Dokumente und machen sie für die gemeinsame Bearbeitung verfügbar. Teamräume oder Gruppen lassen sich für die unterschiedlichsten Aufgaben nutzen. Beispielsweise zur Vorbereitung von Meetings, die dadurch abgekürzt oder sogar obsolet werden. Oder auch zur Zusammenarbeit an längerfristigen Projekten. Teamräume bieten damit nicht nur den Vorteil, dass sie thematisch klar definiert sind, sondern auch die Möglichkeit, abteilungsübergreifend Kollegen einzuladen und so Kommunikationssilos in Unternehmen zu sprengen. Je nach Wunsch und Einstellungen können aber auch externe Experten und Freelancer in die Gruppen eingeladen werden, ohne diesen Zugriff auf den Rest des Social Intranets zu geben. So kann Wissen und Knowhow ins Unternehmen geholt werden, ohne die Sicherheit zu gefährden.

Instant Messaging / Chat

Diese Funktion ist für den direkten Austausch zwischen einzelnen Mitarbeitern gedacht. In Form von Direktnachrichten können Auskünfte eingeholt und sonstige Inhalte verschickt werden. Die Kommunikation kann hier informeller und schneller ablaufen als per E-Mail. Darüber hinaus erfolgt die Darstellung in Form von klassischen Chats. Durch die gewohnte Usability gängiger Chat-Apps auf dem privaten Smartphone und die sowohl im Privaten als auch im beruflichen Umfeld steigende Beliebtheit von Chat-Nachrichten ist diese Funktion heute ein nicht mehr wegzudenkendes Feature eines Social Intranets und ein klares „must have“.

Kanban-Board – Projekte und Aufgaben

Die Abwicklung und Steuerung von Projekten sowie die klare Verteilung von Aufgaben ist eine große Herausforderung und eine absolute Notwendigkeit in Unternehmen. Jeder Mitarbeiter muss seine Aufgaben kennen und im Auge behalten. Gleichzeit müssen Projektmanager zu jeder Zeit Einblick nehmen können, welche Aufgaben bereits erledigt wurden und welche noch offen sind. Die Darstellung per Kanban-Board inkl. Zuteilungs- und Erinnerungsfunktion für einzelne Aufgaben kann helfen, ein Projekt auch mit vielen Teilaufgaben zu managen und erfolgreich zum Abschluss zu bringen. Die Transparenz der Aufgaben inklusive Deadlines und Fortschrittsanzeige ermöglicht es allen Beteiligten bei Engpässen und Fragen sofort zu reagieren und so einen Entwicklungsstillstand zu vermeiden.

 

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Tagging

Durch Tagging verschlagworten die Benutzer Inhalte und machen sie so besser auffindbar. Außerdem können einzelne Benutzer in Beiträgen markiert werden, wodurch diese per Notification-Benachrichtigung nochmal speziell auf den Beitrag aufmerksam gemacht werden. Dies erhöht die Wichtigkeit des Beitrags und die Aufmerksamkeit, die him geschenkt wird.

Fragen / Umfragen

Gerade bei abteilungsübergeifenden Fragen und/oder öfter auftretenden Problemstellungen bieten Fragenmodule eine tolle Möglichkeit, gezielt Wissen im Unternehmen zu entdecken, zu sammeln und an zentraler Stelle auch langfristig wieder abrufbar zu machen. So kann Wissen abteilungsübergreifend genutzt werden und es steht allen Mitarbeitern zur Verfügung. Der oder die Fragestelle muss also nicht mehr selbst auf die Suche nach einer Antwort gehen – und im Worst-Case-Szenario für viel Aufregung im Unternehmen sorgen – sondern kann ganz entspannt warten, bis Antworten eintreffen. Auch Umfragen, bei denen mehrere Antworten zur Auswahl stehen, sind so kein Problem mehr.

Profile

Menschen bestimmen ein Unternehmen und je größer oder je verteilter ein Unternehmen ist, desto schwieriger ist es, sich mit seinen Kolleginnen und Kollegen zu vernetzen. Ein Social Intranet bietet – vergleichbar mit einem Social Network – immer auch die Möglichkeit, Beziehungen mit Menschen einzugehen und diese als Kontakte zu speichern. Ein Social Intranet muss aber noch einen Schritt weitergehen. Neben trivialen Angaben wie Geburtstag oder Hobbys sind im beruflichen Umfeld vor allem Soft- und Hard-Skills relevant. Welche Sprachen spricht ein Mitarbeiter? Welches Wissen hat eine Mitarbeiterin im Bereich Buchhaltung? Basierend auf diesen Skills können dann genau zugeschnittene Projektteams erstellt werden, die ihr Wissen auch über die Abteilungsgrenzen hinaus einbringen können. So kann nicht nur Wissen im Unternehmen sichtbar, sondern auch für Projekte gezielt nutzbar gemacht werden. Ziel ist es auch hier wieder, Abteilungssilos aufzubrechen und das Beste aus dem zur Verfügung stehenden Knowhow herauszuholen. Gleichzeitig sind und bleiben menschliche Beziehungen ein entscheidender Faktor für die Kultur und positive Atmosphäre in einem Unternehmen.

Benutzermanagement

Grundsätzlich gilt im Rahmen der internen Unternehmenskommunikation der Grundsatz des „free flow of information“. Das heisst, dass Wissen im Unternehmen zirkulieren muss und Mitarbeiter (zumindest auf freiwilliger Basis) alles wissen sollten, was das Unternehmen betrifft. Dazu zählen auch Informationen, welche nicht direkt zur Erfüllung der täglichen Aufgaben benötigt werden, aber im Großen und Ganzen alle Mitarbeiter betreffen. Es kann jedoch vorkommen, dass gewisse Informationen nur für ausgewählte Augen bestimmt sind und einige Funktionen – z. B. die Administrationseinstellungen und Administrationsrechte – nur für bestimmte Personen gedacht sind. Aus diesem Grund sollte ein Social Intranet über ein ausgereiftes und rollenbasiertes Benutzermanagement verfügen. Durch dieses sieht jeder Mitarbeiter nur die Anwendungen und Dokumente, für die er das Lese- bzw. Schreibrecht hat. Jeder Mitarbeiter hat dabei eine individuelle Ansicht mit seinen relevanten Informationen.

No-Brainer: Mobiler Zugang / Smartphone App

Eine Funktion, welche 2019 eigentlich nicht mehr explizit erwähnt werden muss. Dennoch sind viele Social Intranets immer noch nicht vollständig mobil optimiert. Gerade in der heutigen Arbeitswelt mit mobilen Vertrieblern, globalen Unternehmen, Home-Office und ständiger Erreichbarkeit ist ein mobiler Zugang zum Social Intranet ganz klar ein Muss und „state of the art“. Sei es durch eine responsive Ansicht oder im Idealfall durch eine native Smartphone-App. Gerade im Kampf gegen die Schatten-IT muss ein Social Intranet auf der Höhe der Zeit sein, um mit WhatsApp und Co. im Unternehmensumfeld mithalten zu können.

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